Almacenamiento y Gestión de Inventario (SAP – ERP)

Servicios de Almacenamiento B2B

Las necesidades de almacenamiento en operaciones B2B pueden variar considerablemente según la categoría del producto, el volumen del pedido, la rotación de inventario, el modelo de distribución y el mercado de destino.

Algunos clientes pueden necesitar almacenamiento a corto plazo para un proyecto específico, mientras que los distribuidores pueden requerir una gestión de inventario a largo plazo para productos que importan regularmente.

En otros casos, una gran cantidad de productos puede importarse en un único envío, trasladarse al almacén y posteriormente distribuirse en diferentes momentos según los pedidos de los clientes.

Por este motivo, la planificación del almacenamiento no debe limitarse únicamente a determinar los metros cuadrados o el número de posiciones de palé necesarias.

También deben evaluarse conjuntamente factores como:

• Peso de los productos
• Dimensiones
• Configuración de los palés
• Número de SKU
• Velocidad de rotación del inventario
• Necesidades de manipulación
• Frecuencia de los pedidos
• Modelo de distribución

Una operación de almacén correctamente planificada puede facilitar la localización de los productos, reducir movimientos innecesarios de manipulación y hacer que los procesos de preparación de pedidos sean más organizados.

Proceso de Recepción de Mercancías y Entrada en Almacén

Para que la gestión de inventario comience correctamente, la entrada de los productos en el almacén debe realizarse mediante un proceso controlado.

Cuando las mercancías procedentes de transporte internacional o de proveedores locales llegan al almacén, puede ser necesario comparar la carga física con las órdenes de compra y los registros de expedición.

Dependiendo de la estructura operativa, el proceso de recepción puede incluir la verificación de:

• Código de producto y SKU
• Modelo y variante del producto
• Cantidad recibida
• Número de cajas y palés
• Número de serie o lote
• Información del código de barras
• Referencia de pedido o compra
• Estado físico del embalaje
• Daños o deformaciones
• Estado del control de calidad
• Ubicación de almacenamiento
• Referencia del cliente o proyecto
• Fecha de recepción y registros operativos

Relacionar correctamente el producto físico con el registro del sistema desde el primer momento ayuda a que las posteriores operaciones de inventario y distribución se desarrollen con mayor precisión.

Cuando sea necesario, los productos pueden dirigirse a zonas de control de calidad, reetiquetado, montaje final u otras áreas operativas en lugar de incorporarse directamente al stock disponible para la venta.

Gestión de Inventario con Soporte SAP y ERP

Gestionar inventarios B2B de gran volumen únicamente mediante listas manuales o hojas de cálculo desconectadas entre sí puede resultar cada vez más difícil a medida que la operación crece.

Los sistemas ERP pueden ayudar a establecer una estructura de datos más integrada entre compras, inventario, movimientos de almacén, pedidos y distribución.

Las soluciones de gestión de inventario de SAP permiten realizar funciones como la gestión del stock por cantidad y valor, el registro de movimientos de mercancías, la clasificación del inventario en diferentes categorías y el mantenimiento de registros a nivel de transacción.

Dependiendo de la infraestructura tecnológica utilizada, dentro del modelo operativo de Indastrials pueden evaluarse procesos de almacén e inventario compatibles con SAP u otras plataformas ERP.

El objetivo no es únicamente conocer cuánto stock existe.

También es importante poder rastrear información como:

• Dónde se encuentra el producto
• Cuándo ingresó al almacén
• A qué pedido ha sido asignado
• Qué movimiento de inventario se ha producido
• A qué cliente o proyecto pertenece
• Si está disponible para la venta o continúa en proceso operativo

Esta estructura adquiere especial importancia en operaciones de distribución que incluyen cientos o miles de SKU diferentes.

Gestión de Ubicaciones de Almacén

Saber que un producto se encuentra físicamente dentro del almacén no es suficiente. También debe definirse sistemáticamente en qué almacén, zona, pasillo, estantería, nivel o ubicación concreta se encuentra.

La gestión de ubicaciones permite relacionar la posición física de los productos con los registros del sistema.

Por ejemplo, los productos de alta rotación pueden colocarse más cerca de las zonas de picking y preparación de pedidos, mientras que los artículos de movimiento más lento pueden almacenarse en otras áreas.

Los productos pesados, voluminosos o que requieren una manipulación especial también pueden necesitar ubicaciones específicas.

Los sistemas avanzados de gestión de almacenes, como SAP Extended Warehouse Management, permiten gestionar operaciones de gran volumen, integrar procesos de almacén con suministro y distribución y aplicar diferentes estrategias de almacenamiento.

En Indastrials consideramos la distribución del almacén y la planificación de ubicaciones conjuntamente con las características físicas de los productos y las necesidades operativas.

Seguimiento de Inventario por SKU

Las operaciones de distribución suelen incluir diferentes modelos, tamaños, colores, capacidades o variantes técnicas dentro de una misma familia de productos.

Gestionar todos estos artículos únicamente bajo un nombre general puede aumentar el riesgo de errores durante la preparación de pedidos.

Por este motivo, siempre que sea posible, gestionar cada producto o variante mediante un código SKU independiente permite crear una estructura de inventario más controlada.

Por ejemplo, pueden gestionarse por separado:

• Diferentes potencias dentro de una misma serie de inversores
• Diferentes medidas de un mismo producto de embalaje
• Distintas versiones de un accesorio para vehículos
• Diferentes capacidades de un mismo equipo
• Variantes de color o configuración

La gestión por SKU proporciona mayor visibilidad sobre:

• Inventario disponible por variante
• Productos de alta rotación
• Productos de baja rotación
• Niveles de stock
• Necesidades de reposición
• Inventario asignado a clientes específicos

Esto facilita decisiones más precisas por parte de los equipos de compras, ventas y operaciones.

Seguimiento mediante Códigos de Barras, Números de Serie y Lotes

Dependiendo de la categoría del producto, el seguimiento mediante SKU puede no ser suficiente.

Algunos productos pueden necesitar un seguimiento individual por número de serie, mientras que otros pueden gestionarse mediante lote o partida de producción.

El seguimiento por número de serie puede ser especialmente importante en equipos eléctricos y técnicos, ya que permite identificar individualmente cada unidad.

El seguimiento por lote facilita la gestión conjunta de productos pertenecientes al mismo grupo de fabricación.

Dependiendo del producto y de la estructura del sistema del cliente, los códigos de barras pueden utilizarse durante:

• Recepción en almacén
• Transferencias entre ubicaciones
• Control de calidad
• Picking
• Preparación de pedidos
• Embalaje
• Expedición

De esta manera, el movimiento físico del producto puede asociarse con la correspondiente transacción de inventario dentro del ERP o sistema de gestión de almacenes.

Gestión de Estados del Inventario

No todos los productos que se encuentran físicamente en un almacén están necesariamente disponibles para la venta o distribución.

Algunos pueden estar pendientes de control de calidad. Otros pueden estar reservados para un cliente, dañados, en inspección, pendientes de reetiquetado o en proceso de montaje final.

Por este motivo, evaluar el inventario únicamente según la cantidad física total puede resultar engañoso.

En operaciones B2B, el stock puede dividirse en diferentes estados operativos, como:

• Stock disponible
• Stock en control de calidad
• Stock reservado
• Stock bloqueado
• Stock dañado
• Stock pendiente de reetiquetado
• Stock pendiente de montaje final
• Stock asignado a un cliente específico

Por ejemplo, si físicamente existen 1.000 unidades en el almacén, pero 200 se encuentran bajo control de calidad, la cantidad inmediatamente disponible será distinta del inventario físico total.

Separar los productos según su estado operativo ayuda a mejorar la planificación de ventas, las decisiones de compra y la precisión de los compromisos de entrega.

FIFO, FEFO y Métodos de Salida de Stock Específicos

Determinar qué productos deben salir primero del almacén constituye otro aspecto importante de la gestión de inventario.

Para muchos productos estándar puede utilizarse el método FIFO – First In, First Out, es decir, las unidades que entraron primero al almacén se expiden primero.

En productos con fecha de caducidad o vida útil limitada puede ser más adecuado, cuando corresponda, utilizar FEFO – First Expired, First Out, dando prioridad a los artículos cuya fecha de vencimiento sea más próxima.

Sin embargo, no debe aplicarse automáticamente el mismo criterio a todos los productos.

Mercancías específicas para proyectos, producciones personalizadas para clientes, equipos controlados por número de serie o productos reservados para determinados pedidos pueden requerir reglas de asignación diferentes.

El método de salida del inventario debe definirse según la categoría del producto, los acuerdos con el cliente y las necesidades operativas.

Inventario Físico y Precisión del Stock

Uno de los principales objetivos de la gestión de inventario es garantizar que la cantidad mostrada en el sistema ERP coincida con la cantidad físicamente existente en el almacén.

Sin embargo, en operaciones intensivas pueden producirse diferencias debido a:

• Colocación en una ubicación incorrecta
• Errores de registro de cantidades
• Movimientos no registrados
• Productos dañados
• Errores durante el picking
• Diferencias de recepción
• Otros factores operativos

Por este motivo, los recuentos físicos de inventario son importantes.

Dependiendo del modelo de operación, pueden realizarse inventarios generales en determinados periodos o utilizarse sistemas de conteo cíclico en los que determinados grupos de productos se revisan regularmente durante el año.

Mantener un alto nivel de precisión resulta especialmente importante en operaciones B2B, ya que los clientes utilizan la información de disponibilidad para planificar sus pedidos y fechas de entrega.

Un inventario preciso también mejora las decisiones de compra y reduce el riesgo de aceptar pedidos de productos que realmente no están disponibles.

Stock Mínimo y Planificación de Reposición

Para los distribuidores con ventas recurrentes, la gestión de inventario no consiste únicamente en conocer las existencias actuales.

También es necesario determinar cuándo debe volver a pedirse un producto.

Si el inventario cae demasiado, puede existir el riesgo de no poder atender los pedidos de los clientes. Por el contrario, mantener un stock excesivo puede aumentar los costes de almacenamiento e inmovilizar capital de trabajo.

Por este motivo, los niveles adecuados de inventario pueden planificarse evaluando factores como:

• Velocidad de venta
• Plazo de suministro del proveedor
• Cantidades mínimas de pedido
• Tiempo de transporte internacional
• Tiempo estimado de despacho aduanero
• Patrones de demanda
• Variaciones estacionales
• Frecuencia de pedidos
• Necesidad de stock de seguridad

Por ejemplo, un producto con demanda regular y un plazo internacional de suministro prolongado puede requerir un determinado nivel de stock de seguridad.

En productos con menor demanda o abastecidos específicamente para proyectos, un modelo de suministro bajo pedido puede resultar más adecuado que mantener inventario permanente.

En Indastrials evaluamos la planificación de stock y reposición de acuerdo con el modelo operativo real de cada cliente.

Preparación de Pedidos y Operaciones de Picking

Una gestión eficiente del inventario influye directamente en la precisión de la preparación de pedidos.

Cuando un pedido de distribuidor contiene varios SKU, los productos correctos deben recogerse de las ubicaciones adecuadas y en las cantidades exactas.

Durante el proceso de picking pueden verificarse:

• Código de producto
• Cantidad
• Número de serie
• Información de lote
• Referencia del cliente
• Número de pedido
• Información de entrega

Posteriormente, los productos recogidos pueden trasladarse a las zonas de control, consolidación, embalaje y expedición.

En operaciones con un volumen diario elevado de pedidos, una distribución eficiente del almacén y una correcta ubicación de los productos pueden influir directamente en la velocidad del picking y en la productividad operativa.

Consolidación de Pedidos y Preparación para el Envío

En las operaciones de distribución B2B puede ser necesario enviar diferentes grupos de productos conjuntamente a un mismo cliente.

En estos casos, los artículos recogidos desde distintas ubicaciones deben consolidarse antes del envío.

Durante la consolidación se verifica el contenido del pedido, se prepara la configuración necesaria de cajas o palés y se dejan los productos listos para el transporte.

Dependiendo de las necesidades operativas, esta etapa también puede incluir:

• Reembalaje
• Aplicación de protección adicional
• Etiquetado específico del cliente
• Aplicación de códigos de barras
• Paletización
• Agrupación de diferentes productos en un único envío
• Verificación final de la expedición

Por este motivo, la gestión de almacenes e inventario está directamente relacionada con los servicios de embalaje logístico, etiquetado y distribución.

Integración con Control de Calidad y Áreas de Cuarentena

No todos los productos que llegan al almacén deben incorporarse inmediatamente al inventario activo.

Algunos pueden necesitar pasar primero por un proceso de control de calidad.

Hasta que la inspección haya finalizado, estos artículos pueden mantenerse en una ubicación física independiente o asignarse a un estado diferente dentro del sistema.

Los productos que presentan alguna no conformidad pueden separarse del inventario disponible y dirigirse a procesos como:

• Retrabajo
• Devolución al proveedor
• Inspección técnica
• Reetiquetado
• Reembalaje
• Evaluación adicional

Este enfoque ayuda a reducir el riesgo de que productos no conformes se incluyan accidentalmente en pedidos de clientes.

Por esta razón, integrar nuestro Servicio de Montaje Final y Control de Calidad con la gestión de almacén e inventario puede proporcionar importantes ventajas operativas.

Almacenamiento Integrado con Etiquetado y Localización

En modelos de distribución donde el mismo producto se suministra a distintos países, puede no ser necesario preparar todo el inventario previamente con embalaje específico para cada mercado.

En determinadas operaciones, los productos pueden mantenerse en un formato estándar y localizarse únicamente cuando se recibe el pedido correspondiente.

Por ejemplo, si un mismo producto se suministra desde el mismo stock a España y Francia, la etiqueta o documentación específica del idioma puede aplicarse durante la preparación del pedido.

Este tipo de modelo puede facilitar un uso más flexible del inventario.

Una vez completado el etiquetado o la localización, los productos pueden actualizarse en el sistema, asignarse al pedido correspondiente y transferirse al proceso de distribución.

Diferencia entre Almacén Aduanero y Almacenamiento Comercial

En la logística internacional es importante diferenciar entre las operaciones de almacén aduanero para mercancías que todavía no han completado el despacho aduanero y el almacenamiento comercial de productos que ya se encuentran en libre circulación.

Antes de finalizar los procedimientos de importación, los productos pueden necesitar permanecer en un almacén aduanero o bajo un régimen de almacenamiento temporal de acuerdo con la normativa aplicable.

Una vez completado el despacho, las mercancías pueden transferirse a un almacén comercial convencional e incorporarse al sistema normal de gestión de inventario.

En Indastrials consideramos los Servicios de Despacho Aduanero y Almacén Aduanero y la Gestión de Almacenamiento e Inventario como etapas operativas complementarias.

Esto permite planificar de una forma más organizada la transición desde el transporte internacional y los procedimientos aduaneros hasta el inventario comercial.

Visibilidad del Inventario e Informes Operativos

La visibilidad del inventario constituye uno de los elementos más importantes de la gestión moderna de almacenes.

Conocer únicamente la cantidad total de productos suele no ser suficiente.

Para la toma de decisiones resulta útil disponer de información como:

• Stock por almacén
• Stock por SKU
• Inventario reservado
• Inventario disponible
• Stock bajo control de calidad
• Stock bloqueado o dañado
• Productos entrantes
• Productos salientes
• Inventario de baja rotación
• Historial de movimientos
• Estado de asignación de pedidos

Dependiendo del alcance de la operación, los informes pueden incluir saldos de inventario, movimientos de entrada y salida, rotación de stock, mercancía reservada para pedidos, operaciones pendientes e historial de movimientos por producto.

Esta información ayuda a los clientes a tomar decisiones más informadas sobre compras, reposición y distribución.

Almacenamiento para Diferentes Categorías de Productos

Las diferentes categorías suministradas por Indastrials no necesitan las mismas condiciones de almacenamiento.

La maquinaria y los equipos agrícolas pueden ser grandes, pesados o no adecuados para sistemas estándar de estanterías, por lo que pueden requerir almacenamiento en suelo o zonas específicas.

En paneles solares y equipos energéticos, resulta importante utilizar métodos adecuados de apilamiento y reducir el riesgo de daños físicos.

Los sistemas UPS, inversores y equipos eléctricos pueden necesitar protección frente a impactos y condiciones ambientales inadecuadas. Los productos que contienen baterías también pueden requerir condiciones especiales de almacenamiento en función del tipo de batería y de los requisitos de seguridad aplicables.

Los productos de embalaje y envasado pueden ser ligeros, pero ocupar un volumen considerable, haciendo especialmente importante el aprovechamiento eficiente del espacio.

En productos de construcción y decoración deben considerarse factores como el peso, la fragilidad y la sensibilidad de las superficies.

En accesorios para vehículos y productos de seguridad laboral, el elevado número de SKU puede hacer especialmente importantes la gestión de estanterías, los códigos de barras y el seguimiento preciso de ubicaciones.

Por este motivo, la planificación del almacén debe basarse en las características físicas y comerciales reales de cada categoría.

Almacenamiento en Operaciones Globales de Distribución

La red B2B internacional de Indastrials cubre nuestros mercados objetivo en Europa, África, América del Sur y América del Norte.

En Europa, nuestros mercados objetivo incluyen Países Bajos, Bélgica, Alemania, Grecia, Bulgaria, Macedonia del Norte, Serbia, Rumanía, Bosnia y Herzegovina, Croacia, Eslovenia, Hungría, Irlanda, España, Italia, Francia, Reino Unido, Ucrania, Polonia, Dinamarca, Noruega y Suecia.

En África nos enfocamos en Sudáfrica, Tanzania, Etiopía, Kenia, Túnez, Marruecos, Senegal y Ghana.

En América del Sur, nuestros mercados objetivo son Perú, Venezuela, Uruguay y Argentina.

En América del Norte nos centramos en México y Guatemala.

En determinadas operaciones de distribución, en lugar de enviar cada pedido individualmente desde el punto de fabricación original, puede resultar más eficiente trasladar productos en grandes volúmenes al mercado de destino y distribuirlos posteriormente mediante almacenes locales o regionales.

Este modelo puede resultar especialmente beneficioso para productos con demanda recurrente, ya que puede ayudar a mejorar la disponibilidad y la planificación de entregas.

Cada operación de almacenamiento debe evaluarse según la ubicación del almacén, volumen de inventario, frecuencia de pedidos, estructura de importación y red de distribución.

Integración con la Cadena de Suministro de Principio a Fin

En Indastrials no consideramos el almacenamiento como un simple servicio de alquiler de espacio.

Cuando sea necesario, puede integrarse con nuestros demás servicios B2B de logística y cadena de suministro.

Una vez que el producto sale del fabricante, el proceso puede incluir:

transporte aéreo, terrestre o marítimo → despacho aduanero y almacén aduanero → montaje final y control de calidad → etiquetado y localización → embalaje logístico → almacenamiento comercial → gestión de inventario → distribución

Esta estructura permite gestionar los movimientos de productos entre diferentes etapas operativas de una forma más organizada y trazable.

Para distribuidores y clientes corporativos que realizan importaciones regularmente, gestionar el suministro, la logística, el inventario y la distribución dentro de un modelo operativo integrado puede proporcionar importantes ventajas.

Nuestro Proceso de Almacenamiento y Gestión de Inventario

El proceso comienza con la evaluación de los productos y las necesidades operativas del cliente.

En la primera etapa analizamos factores como:

• Categoría del producto
• Número de SKU
• Cantidad total de inventario
• Número de palés o cajas
• Dimensiones de los productos
• Peso
• Periodo estimado de almacenamiento
• Volumen mensual de entradas
• Volumen mensual de salidas
• Frecuencia de pedidos
• Estructura de códigos de barras
• Necesidades relacionadas con ERP

Posteriormente puede definirse el modelo adecuado de recepción, gestión de ubicaciones, estados de stock, seguimiento mediante códigos de barras y preparación de pedidos.

Dependiendo de la estructura operativa, pueden establecerse procesos de gestión de inventario y datos compatibles con SAP u otras plataformas ERP.

Los productos que ingresan al almacén se trasladan a las ubicaciones correspondientes después de realizar los controles necesarios.

Cuando se recibe un pedido, los productos se recogen de acuerdo con los registros del sistema, se verifican, se etiquetan o reembalan cuando sea necesario y se preparan para la expedición.

Los movimientos de inventario y los resultados operativos pueden posteriormente seguirse mediante la estructura de informes acordada.

Gracias a este enfoque, el almacén deja de ser únicamente un lugar donde los productos permanecen en espera y se convierte en un centro logístico activo donde se gestionan los procesos de suministro, inventario, pedidos y distribución.

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Si los productos que importa, compra al por mayor o distribuye requieren almacenamiento, seguimiento de inventario, gestión de stock basada en ERP, gestión de ubicaciones, seguimiento mediante códigos de barras, preparación de pedidos o servicios de preparación para distribución, puede compartir sus necesidades con Indastrials.

Proporcionar información como la categoría del producto, número de SKU, cantidad total de unidades o palés, dimensiones y pesos, periodo estimado de almacenamiento, volumen mensual de entradas y salidas, frecuencia de pedidos, estructura actual de códigos de barras, infraestructura ERP y servicios operativos adicionales permitirá diseñar un modelo más adecuado.

Los costes de almacenamiento y gestión de inventario pueden variar según el espacio requerido, cantidad de productos, duración del almacenamiento, características de la mercancía, movimientos de entrada y salida, necesidades de manipulación, volumen de preparación de pedidos, integración de sistemas y alcance general de la operación.

Por este motivo, no utilizamos precios fijos y preparamos una oferta específica para cada proyecto.

En Indastrials integramos los procesos de almacenamiento y gestión de inventario compatibles con SAP – ERP con nuestros servicios de suministro B2B, logística internacional, control de calidad, embalaje y distribución, ayudando a gestionar los productos desde su entrada en stock hasta la entrega final con mayor visibilidad, control y eficiencia.